El aplicativo cubre los siguientes grandes procesos, cada uno conformado por los aspectos a continuación:

Postulación de Personas

• Esquema de Datos

Esquema de base de datos que soporta la información requerida en la inscripción de postulantes:


• Datos básicos del formulario, tipo de solicitud (con o sin vinculación previa a caja de compensación), bonos en los cuales espera redimir el subsidio, programa para la reinserción laboral, fechas, entre otros.
• Información del solicitante y personas a cargo, agregando con propósitos estadísticos el nivel de educación, el estado civil, el parentesco con el solicitante principal, entre otros.
• Información adicional del solicitante, datos de la residencia del solicitante, información estadística de si posee casa propia, si vive en sector rural o urbano.
• Información del último empleo, datos de la empresa, fecha de retiro, cargo u ocupación, última EPS, fecha de retiro de la EPS.
• Esquema de base de datos que permite llevar un registro de los estados por los cuales transcurre una solicitud incluyendo el motivo del cambio de estado, se han contemplado los siguientes estados: inscripción, postulación, negado, desistido, asignado, vencido, renuncia, pagado, reembolso.
• Esquema de base de datos que soporta la inclusión de anexos a una solicitud, de esta forma se podrá almacenar en el sistema las imágenes digitalizadas del formulario y demás documentos adjuntos que presente el postulante para acreditar su condición.
• Esquema de base de datos que almacena los cambios en la información de una solicitud, con observaciones, registro del usuario que realiza el cambio, fecha y estado anterior de la información en formato XML.
• Esquema de base de datos que permite la incorporación de tipos de programas para la reinserción laboral.
• Información completa de EPS, Cajas de Compensación, y distribución geográfica acorde a Superintendencia Nacional de Salud, Superintendencia del Subsidio Familiar y DANE. Todas las tablas tienen alias para el intercambio de información con los entes reguladores, esto para facilitar el intercambio de información entre codificaciones disímiles.
• Esquema de datos para la administración de roles, usuarios y permisos. Los roles se asocian a módulos o funcionalidades de la aplicación, estableciéndoseles o negándoseles un permiso. Un usuario se asigna a uno o múltiples roles.
• Esquema de datos que permite llevar un histórico de las calificaciones obtenidas por un postulante en el momento de la asignación, el detalle de la calificación es especificado en XML.
• Estructuras de datos que permitan mantener el histórico de entregas de bonos.
• Estructuras de datos que permitan administrar la información del fondo.


• Captura de Información


• Se proveerán en general interfaces que permitan la consulta, navegación, visualización, edición y creación de las entidades de información en el sistema. Estas interfaces estarán regidas por el sistema de seguridad basado en roles, por lo tanto no todos los usuarios tendrán una visión de todas las funcionalidades existentes en la aplicación.
• Cada usuario en el sistema podrá modificar su perfil, algunos datos del perfil del usuario solo los podrá alterar el administrador.
• La interfaz de toda la aplicación es sobre el Web, lo que permite una aplicación más dinámica en diseño.
• Se proveerá de interfaces para el manejo de postulantes, en el cual se podrán recopilar todos los datos requeridos para la postulación, así como la gestión de los mismos incluyendo un pequeño módulo de estadísticas para determinar la población según el estado y subsidios próximos a vencer.
• En la interfaz de postulantes se podrán adjuntar todos los documentos digitalizados que acompañan un formulario.
• Se proveerán también interfaces para la importación de postulantes, los formatos para tal fin serán en XML.


• Validación de la información


• La información de la postulación es validada acorde a la legislación actual en el momento del registro de una solicitud. Acorde a un parámetro de configuración se podrán aceptar formularios incompletos, cuyo estado será entonces de Inscrito (no teniéndose en cuenta para procesos de asignación y validación con entes externos), sólo cuando un formulario cumpla con todos los requisitos exigidos este pasará al estado postulante. Si el parámetro de configuración no permite formularios incompletos, el formulario no podrá ser ingresado al sistema.
• Para todos los formularios que se encuentren como postulantes, asignados y en proceso de pago o entrega, se realizará una exportación para cruce de información con los entes reguladores.
• EGM :: Ingeniería sin fronteras, podrá proveer de una interfaz especializada para la Caja de Compensación que haga los cruces internos con su base de Subsidios, en caso de que La Caja así lo requiera. La Caja puede internamente hacer un proceso que cruce el archivo exportado con su información.
• Se proveerá de una interfaz para la importación del cruce en la cual las cédulas reportadas serán negadas en el sistema. Téngase en cuenta que la negación puede ser en el proceso de previo a la asignación o posterior a ella previo entrega mensual del bono a los beneficiarios del subsidio.
• Parte del proceso de validación es también el vencimiento del subsidio acorde a lo que estipule la ley, tanto para asignados como para solicitudes en proceso de pago.
• Se proveerá de interfaces que permitan generar las cartas de negación o vencimiento.
• Internamente se liberarán los fondos pendientes de entrega como resultado de un cruce.
• Se proveerán interfaces para cruces acorde a los formatos de ASOCAJAS y FEDECAJAS.


• Novedades en el estado de una solicitud


• Se proveerán interfaces para registrar la intención de desistir o de renunciar de un postulante.
• En el caso de renuncias se liberará el monto del fondo.
• Se proveerá de una interfaz para la generación de las cartas.
• Todo cambio de estado quedará registrado en el sistema.


• Asignación del subsidio


• Para la asignación del subsidio se tendrán en cuenta todas las solicitudes en estado postulante a la fecha de asignación.
• La asignación del subsidio se hará acorde al monto asignado para la adjudicación en esa fecha. Dependiendo de la población (con o sin vinculación previa a una Caja de Compensación), se dividirá el monto acorde a los porcentajes establecidos por ley o en su defecto se favorecerá más a un tipo de población.
• La calificación obtenida por toda la población, sea o no favorecido con el subsidio, se registrará en el sistema, para que en cualquier momento un solicitante pueda ver su puntaje (posición) obtenido.
• Una vez asignado un subsidio, se podrá exportar la información de los beneficiarios para cruces con los entes de control.
• Para la asignación inicial, se generará el bono especificado para el mes 1 en el formulario, para las entregas subsiguientes, se supondrá el bono especificado para ese mes, sin embargo se podrá establecer uno nuevo siempre y cuando La Caja así lo considere pertinente debido a asuntos logísticos.
• Se proveerá de interfaces que genere el informe para la publicación en prensa de las personas beneficiadas en la asignación, así como las cartas de asignación.
• Internamente se separará la partida que competa a las personas asignadas de la plata del fondo.


• Entrega del subsidio


• La entrega del subsidio será en uno o dos bonos, siendo el bono de alimentación el comodín.
• Para la entrega del bono de alimentación el usuario deberá seleccionar una entre las n entidades con las cuales La Caja haya hecho convenio para la redención del mismo.
• El usuario siempre deberá presentarse a reclamar su bono, bien sea con el comprobante para el pago al ente educativo o con los datos que acrediten su afiliación a una EPS para la redención del bono de educación y salud respectivamente, en cuyo caso La Caja internamente pagará a las entidades que prestan el servicio. Esta información será anexada a su información de postulante. Por lo tanto se registrará para cada bono la información que dio origen a su redención.
• Se proveerá de una interfaz para la generación de un comprobante de que el solicitante ha sido beneficiado con el bono de una cuantía para ese mes.
• El usuario podrá cambiar el tipo de bono inicialmente solicitado para el siguiente mes.
• Se crearán interfaces para la exportación a contabilidad y/o tesorería de los bonos reclamados por los usuarios.
• Se crearán interfaces para importar de contabilidad y/o tesorería los bonos redimidos por los usuarios.
• El histórico de entrega de bonos hará parte de la información de un formulario.